【48812】海南省归档文件收拾规矩实施细则

  为习惯档案办理现代化的需求，标准归档文件收拾办法，依据中华人民共和国档案行业标准《归档文件收拾规矩》(DA/T22-2000)，结合我省实践，拟定本细则。

  本细则适用于本省各级机关、集体、企业和事业单位和其他社会安排在其功能活动中构成并已处理结束，作为文书档案保存的各种纸质文件资料的收拾。

  本细则规则了归档文件的装订、分类、摆放、编号、编目、装盒等一系列详细收拾办法。

  遵从文件的构成规则，坚持文件之间的有机联络，区别不同价值，便于保管和运用。

  归档文件应完全完好，保管期限区别精确。档案进馆单位，按经当地档案行政办理部门核准的归档规模和保管期限表，保证应归档文件资料完全完好，价值判定精确。

  收拾归档文件所运用的书写资料、纸张、装订资料等应契合档案维护要求。已破损的文件应予修整，笔迹含糊或易褪变的文件应予仿制。文件的修整、仿制要在坚持文件原貌的前提下进行。

  归档文件收拾作业应建立在文档一体化办理基础上，运用计算机及档案办理软件辅佐收拾作业，档案进馆单位应选用海南省档案局推行的档案办理软件辅佐收拾作业。

  以件为归档文件的收拾单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件; 重要文件的正本与每次修正稿可各为一件; 计算机及其网络环境中构成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修正手迹、指示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与仿制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其本来的装订办法，一个天然本（册）为一件，未装订的款式同一的表格，以必定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件；未装订成套的会议资料各为一件；正文与文件处理单为一件。

  归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后; 计算机及其网络环境中构成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，仿制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文本在前，译文本在后。

  归档文件选用年度-保管期限分类法进行分类。同一全宗应坚持分类计划的安稳。

  4.3.1.3 几份文件作为一件时，件的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。

  4.3.1.5 文件没有标示日期时，需求剖析文件内容、制成资料、格局、字体以及各种标识，经过对照等手法来考证和揣度文件的精确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

  归档文件应在分类计划的最低一级类目内，按安排或问题，并结合事由、时刻、重要程度等摆放。会议文件、计算报表等成套性文件可会集摆放。

  归档文件应依分类计划和摆放次序逐件编号，在文件主页上端的空白方位加盖归档章并填写相关联的内容。文件处理单伴随归档的，归档章可盖在文件处理单上，以坚持文件原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

  4.5.2 年度：文件构成年度，以4位阿拉伯数字标示公元编年，如2000。

  件号包含室编件号和馆编件号，分别在归档文件收拾和档案移交进馆后编制。室编件号的编制办法为:在分类计划的最低一级类目内，按文件摆放次序从1开端标示，每种保管期限各编一个次序号，如永久件号：1.2.3.4.5……

  归档文件不编页号，但需将该件的总页数标示于归档文件最终一页的左上角或右上角。

  4.6.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、落款、日期、页数、补白等项目。

  4.6.1.2 责任者：制发文件的安排或个人，即文件的发文机关或署名者。

  4.6.1.2.1 填写责任者项时一般应运用全称或通用简称，不可以运用本厅、本局等意义不明、难以判别的简称。

  4.6.1.2.2 联合发文时责任者过多的可适当省掉，但作为责任者之一的立档单位必定要填写。

  4.6.1.2.3 未署责任者的归档文件，编目时应依据文件内容、方法等特征加以考证并填写。

  4.6.1.4 落款：文件标题。没有落款或落款不标准的，可自拟标题，外加[ ]号。

  4.6.1.5 日期：文件的构成时刻，以8位阿拉伯数字标示年月日，如20020809。

  4.6.1.6 页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。

  4.6.2 归档文件目录用纸幅面尺度选用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

  归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录每年区别保管期限装订成册，亦可几年区别保管期限装订成册。归档文件目录封面设置全宗称号、年度、保管期限等项目。

  4.6.2.1 全宗称号：立档单位的称号，填写时应运用全称或标准化简称。

  4.6.2.2 年度：填写本目录所登录文件的构成年度，如：2001、2001-2003等。

  4.6.2.3 保管期限：依据目录中所登文件的保管期限，直接填写永久、长时间或短期。

  将归档文件按室编件号次序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。

  4.7.1.1 档案盒封面应标明全宗称号。档案盒的外观尺度为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以精确的经过需求设置为20mm、30mm、40mm等。

  4.7.1.2 档案盒应依据摆放办法的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其间，起止件号填写盒内第一件文件和最终一件文件的件号，中心用/号衔接；盒号即档案盒的摆放次序号，每年编一个次序号，档案室可依据本身的需求填写。

  备考表置于盒内文件之后，项目包含盒内文件状况阐明、收拾人、查看人和日期。备考表不宜印制在盒上。

  4.7.2.1 盒内文件状况阐明：填写盒内文件残缺、修正、弥补、移出、毁掉等状况。