纸质档案归档文件整理工作步骤

　　机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度.如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等.

　　2,按事由的重要程度排列,将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面.例如会议文件可将会议通知,开幕词,闭幕词,工作报告,代表提案,大会决定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如综合性文件可将计划,总结,规章,领导讲话等排在前面,其他材料排在后面.

　　(3)非诉讼案件材料,按决定(或批复)——报告——调查旁证——个人交待材料等顺序排.

　　对具有保存价值,且又没有及时归档的零散文件,应排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一件,并在归档文件目录备注栏中加以说明.

　　归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程.《规则》中规定:在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,重要程度等排列.会议文件,统计报表等成套性文件可集中排列.这里的最低一级类目,是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目,例如按照年度——机构——保管期限分类,机构即为最低一级类目.而按年度——类目——保管期限分类,类目则为最低一级类目.

　　(2)同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本机关所作的决定,批复,报告和调查研究材料.

　　长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考使用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:

　　6无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件也叫白头文件需要分析文件内容制成材料格式字体以及各种标识通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期并据此按年度合理归类

　　根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉细则》的规定,从2001年1月1日起,立档单位对应归档的纸质文件以件为单位做整理.为了确认和保证归档档案的质量,规范我校归档文件的整理方法,现确定我校十大类档案均为以件为单位做整理归档.所谓件的概念,即:一个事由(问题)或一个项目的材料可视为一件.

　　按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定件的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准.具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间.

　　8,临时机构(如三讲办,普查办等),存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档.

　　原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,制定出本单位档案保管期限表.

　　①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦汉文本在前,少数民族文本在后;⑧不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件处理单放在文件前面.

　　1,采用机构分类,一般来说,有一个机构就设置一个,机构名称就是类名.采用机构分类法,原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中.有些文件是由几个机构共同处理的,如何归类须视其详细情况而定,如:①有主办者的一般归入主办机构;②以机关名义发出的文件,则归入有关机构类中;③业务部门起草,以机关办公室名义发出的,如果内容属该部门职责或业务,则应归入负责起草发文的机构内.

　　(一)同一事由内的归档文件排列.即一个作者,一个问题(即同一事由)的文件,就按时间先后顺序排.例如财务管理工作文件,工会工作文件等.

　　1,按不同事由形成时间的先后顺序排列,所谓事由的形成时间即事由的办结时间.这种方法只要求将不同事由的文件,按其办结时间的先后顺序排列,而不考虑别的因素.这种方法最简单,更适用于实行随办随归的机关.一个作者,几个问题的文件,就先按问题后按时间排列.

　　类目分类法,是根据各业务主管机构产生的不同类别,不同项目的归档文件的分类,它主要是针对教学,科研,基建,设备,产品,出版,外事,财会类档案.

　　即先将归档文件按年度分类,每个年度下按类目(即类别或项目)分类,再在类别或项目下面按保管期限分类.

　　归档文件材料修整完毕,需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订,以防文件丢失,便于归档后保管和利用.

　　1,装订前,对破损的文件做修复以延长其寿命.修复主要是针对一些有孔洞,残缺或折叠处已被磨损的文件,来修补和托裱.

　　2,复制字迹模糊或易退变的文件.目前,一般都会采用复印的方式来进行复制.比如传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档.复印时,墨粉浓度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印.

　　2,机关单位内设置的临时机构,应和其他机构一样设类,形成的归档文件归入该类保存.有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公,并以该机构为常设机构,那么形成的文件应归入内部机构类中;如果临时机构涉及两个以上的内部机构,则应根据其主要职能以及形成的文件内容,数量多少等,由这些机构协商后确定分类方法.

　　3,各职能机构下又设机构的,一般应选择职能机构进行分类;业务独立性强,职能重要的,也可选择职能机构的下设机构进行分类.

　　永久,凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关国家建设和历史研究有长远(即50年以上)使用价值的档案,定为永久保管.它主要包括:

　　(1)本机关制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,机关领导人任免等文件材料.

　　5,装订时,正本在前,定稿在后,来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后,再将件内各页按一定的方式对齐,便于日后翻阅利用.一般来说,采用左上角装订的,应将左,上侧对齐;采用左侧装订的,应将左,下侧对齐;采用线装的,对齐右边和下沿.

　　为了尽可能降低成本,简便装订方式,全省推荐使用精制塑料螺钉装订.红色装订永久保存的档案,黄色装订长期保存的档案,绿色装订短期保存的档案.从材质的安全和经济角度考虑,对较厚的文档可采用线装法(三孔一线页以内的文件可采用胶水粘贴.

　　机构分类法,是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类,它主要是针对党群,行政类档案.

　　即先将归档文件按年度分类,每个年度下按机构分类,再在组织机构下面按保管期限分类,这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位.采用此种分类方法,在库房排架时,每年形成的档案按机构序列依次上架,不必预先留空,也避免了倒架,库房管理十分便捷.同时,可将一个年度同一机构形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于实体查阅.此方法非常适合于推行部门整理归档的单位.

　　一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等.分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准来自据以判定文件所属年度.取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度.

　　(2)应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限.

　　此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类.

　　如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的,如教学等,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类.如:2002-2003学年的计划归入起始年;2002-2003学年的教学工作总结归入办结年.

　　(1)一个事由,几个作者,先按作者,再按时间排列.例如人事工作文件,可以将机构设置,人员编制,干部任免,调配,职称评定,劳资,出国审查等问题所属的不同小事由形成的文件分别集中到一起.

　　(2)一个事由,几个单位,可先按单位,再按时间排列.例如基层上报的工作总结,统计,年报和名册等.

　　3,对某些特殊超大的纸张(报表,基建图纸等)需要加以折叠,折叠的操作要求最简单,但要注意最好能够降低折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件,图表字迹之外.取齐右边和下沿.此外,文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用.凡8K纸张的统计报表,新生录取审批表等,可以不折叠,装订后直接装盒.

　　4,去除易锈蚀的金属物.如订书钉,曲别针等.但对于15年以内的短期文件可以不拆钉.

　　(3)一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则.

　　我校十大类档案中,党群,行政类档案按机构分类法,教学,科研,基建,设备,产品,出版,外事,财会类等按类目分类法.

　　①正本与定稿作为一件;②法律和法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件.如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在归档文件目录的备注栏中加以说明.

　　采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系,客观地反映立档单位的历史面貌.同时,由于每个机构都承担某些方面的职能和任务,按机构分类在某些特定的程度上集中反映了某一方面工作内容的文件,便于按照一定的专题查找和利用档案.特别是对于现行机关,在文件由各机构分工整理(即原来推行的文书处理部门立卷)的情况下,每个机构向档案馆移交的归档文件,就自然构成一类,使全宗内分类体系的设计大大简化.

　　(1)本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等).

　　(2)直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料.

　　短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管.它最重要的包含: